Co do zasady pracodawca, choć formalnie dla osoby zatrudnianej jest to przyszły pracodawca, ma zarówno prawo, jak i obowiązek prawny na podstawie art 221 § 1 Kodeksu pracy żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie danych osobowych w następującym zakresie:
- imię (imiona) i nazwisko,
- imiona rodziców,
- data urodzenia (pracownika),
- miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
- wykształcenie,
- przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Dane osobowe w dokumentach, o których mowa powyżej, są przechowywane w aktach osobowych pracowników. Rolą pracodawcy jest przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. W zależności od rodzaju dokumentacji wytworzonej w związku z zatrudnianiem pracownika, obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie jej przechowywania przez okres do 10 lat od zakończenia pracy przez pracownika a w przypadku przetwarzania w formie, co zastąpiło 50 letni okres przechowywania dokumentacji. Skrócenie okresu przechowywania jest możliwe dzięki temu, że pracodawca będzie przekazywał do ZUS-u wszelkie informacje potrzebne do ustalenia i przyznania świadczenia z ubezpieczenia społecznego, m.in. świadczenia emerytalnego i rentowego. W kontekście ustania zatrudnienia powstaje problem, gdy pracownik z różnych względów nie jest zainteresowany tym, aby pracodawca (były) był nadal w posiadaniu dokumentacji wytworzonej podczas zatrudnienia, która zawiera przekazane na różnym etapie współpracy dane osobowe. Pojawia się pytanie, czy pracownik może skutecznie skorzystać w takim przypadku z przewidzianego w przepisach rozporządzenia RODO prawa do usunięcia danych, zwanego prawem do bycia zapomnianym.
Odnosząc się do tej wątpliwości, należy w pierwszej kolejności odwołać się do przepisu art 17 rozporządzenia RODO, który reguluje prawo do usunięcia danych, w tym niezbędne warunki, jakie powinny być w tym względzie zachowane. Pracownik może skutecznie domagać się usunięcia danych osobowych w przypadku gdy zachodzi jedna z następujących okoliczności:
- dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane;
- osoba, której dane dotyczą, cofnęła zgodę, na której opiera się przetwarzanie danych na podstawie art. 6 ust. 1 lit a lub art. 9 ust. 2 lit. a i nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania;
- osoba, której dane dotyczą, wnosi sprzeciw na mocy art. 21 ust. 1 wobec przetwarzania i nie występują nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania lub osoba, której dane dotyczą, wnosi sprzeciw na mocy art. 21 ust. 2 RODO wobec przetwarzania;
- dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem;
- dane osobowe muszą zostać usunięte w celu wywiązania się z obowiązku prawnego przewidzianego w prawie UE lub prawie państwa członkowskiego, któremu podlega administrator;
- dane osobowe zostały zebrane w związku z oferowaniem usług społeczeństwa informacyjnego.
Aby prawo do bycia zapomnianym było mogło być zrealizowane skutecznie wydaje się, że przedmiotem rozważań może być przesłanka pierwsza – zbędność danych osobowych w kontekście celów, do jakich zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane. Były pracownik, chcąc skorzystać z prawa do usunięcia danych może bowiem uznać, że dane osobowe przekazywane na etapie zatrudniania i posiadania statusu pracownika były przekazywane w konkretnym celu – na potrzeby zatrudnienia. Skoro zatem cel przekazania danych, jakim jest wykonywanie pracy na podstawie stosunku pracy stał się nieaktualny w związku z ustaniem zatrudnienia – na przykład w związku z wypowiedzeniem umowy lub jej rozwiązaniem wraz z upływem, na jaki była zawarta, to skorzystanie z prawa do bycia zapomnianym w pierwszym odruchu wydaje się możliwe , Jednak przepisy dotyczące archiwizacji dokumentacji wytworzonej w procesie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy nie przewidują możliwości przechowywania tej dokumentacji w taki sposób, aby jednocześnie były pracownik miał zachowane prawo do usunięcia danych. Trudno bowiem jednocześnie zachować wymóg przechowywania dokumentacji w sposób kompletny, w warunkach gwarantujących jej bezpieczeństwo, i jednocześnie zrealizować prawo byłego pracownika do bycia zapomnianym. Gdyby pracodawca spełnił żądanie byłego pracownika i usunął jego dane osobowe z przechowywanej dokumentacji, wówczas naraziłby się na zarzut niedopełnienia obowiązków związanych z prawidłowym i kompletnym przechowywaniem dokumentów wytworzonych w procesie zatrudniania, jak i samego zatrudnienia.
Grzegorz Szajerka | Inspektor Ochrony Danych Osobowych
