Puls Biznesu | dyr.IOD Szajerka o sygnalistach w firmie

Sygnaliści lepiej chronieni przed odwetem

Prawo UE Coraz więcej firm będzie budowało specjalne kanały do przyjmowania zgłoszeń o naruszaniu przepisów. Odrębne systemy będą tworzone także przez organy państwa

Coraz częściej w przepisach dotyczących biznesu i walki z nielegalnymi praktykami pojawiają się rozwiązania, które mają chronić osoby zgłaszające takie nieprawidłowości lub podejrzenia o ich istnieniu przed działaniami, które można określić jako odwet. Jednocześnie reakcja kierownictwa firmy na takie sygnały, prowadząca do ukrócenia wspomnianych naruszeń prawa, np. podatkowego, ma ją uchronić przed przykrymi konsekwencjami, takimi jak sankcje karne.

Rozwiązania krajowe

Sporo na ten temat mówiono, wiele też o tym pisaliśmy w „PB” przy okazji prac nad projektem ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary. W jej projekcie dużo miejsca poświęcono sygnalistom. Ostateczne rozwiązania nie są na razie znane. Tej ustawy, skierowanej do Sejmu w styczniu, jeszcze nie poddano tam pierwszemu czytaniu. Niemniej można założyć, że jeśli doczeka się uchwalenia, raczej nie zniknie z niej przyjęta w projektowanej wersji definicja sygnalisty i wymóg, aby organy firm wyjaśniały zgłaszane nieprawidłowości. Łączy się z tym przewidziany w niej obowiązek zapewnienia autorom takich „doniesień” ochrony przed działaniami o charakterze represyjnym, dyskryminacją lub innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania, także przed utratą etatu. Nie będzie to jednak dla spółek takie proste.

Projektowana ustawa nie definiuje właściwej formy takich działań i nie narzuca sztywnej procedury zgłaszania nieprawidłowości. Z jednej strony czyni to sytuację przedsiębiorców do pewnego stopnia niepewną, bo wdrożone przez nich rozwiązania mogą okazać się niewystarczające z punktu widzenia ustawy. Z drugiej jednak strony taka forma regulacji jest bardziej elastyczna i w procesie stosowania prawa może zostać dopasowana do zmieniających się potrzeb obrotu i charakteru działalności przedsiębiorców — uważa Jeremiasz Kuśmierz, adwokat z kancelarii Magnusson Tokaj i Partnerzy.

Jak wyjaśnia, obowiązujący w Polsce obecnie system ochrony sygnalistów ma charakter sektorowy. W praktyce ogranicza się on do działalności w branżach regulowanych, czyli w sektorze finansowym, ubezpieczeniowym i bankowym. Przykładowo w bankach minimalne wymogi, jakie muszą spełniać kanały zgłaszania nieprawidłowości, są określone w aktach wykonawczych.

Natomiast Grzegorz Szajerka, dyrektor departamentu ochrony danych osobowych w Grupie Prawnej Togatus, przypomina, że tego rodzaju przepisy prawa krajowego zawiera także np. obowiązująca od 13 lipca 2018 r. ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu. Ona też przewiduje obowiązek wprowadzenia procedur dla sygnalistów, ich ochronę i kary za naruszenie przepisów.

Wymagania unijne

Nad sygnalizowaniem naruszeń pracuje intensywnie Unia Europejska (UE). Takich wytycznych dostarcza projektowane obecnie prawodawstwo unijne, w szczególności dyrektywa o ochronie osób zgłaszających przypadki naruszenia prawa UE, przyjęta 16 kwietnia przez Parlament Europejski.

Zgodnie z nią procedury zgłoszeń muszą zapewniać poufność tożsamości sygnalisty. Poza tym w ciągu trzech miesięcy od zgłoszenia przedsiębiorcy będą musieli informować o działaniach podjętych w wyniku tych sygnałów — mówi Jeremiasz Kuśmierz.

Państwa członkowskie mają dwa lata na dostosowanie krajowych przepisów do dyrektywy. Ujednolica ona w całej UE zasady prawnej ochrony osób zgłaszających nadużycia w zakładach pracy.

W potocznym znaczeniu sygnalistą jest określany pracownik przedsiębiorstwa, który nagłaśnia lub informuje o nieuczciwej lub nielegalnej działalności swojego pracodawcy. Dyrektywa jest odpowiedzią na niezbędną potrzebę uregulowania kwestii sygnalizowania i informowania o nieprawidłowościach na gruncie prawa europejskiego i krajowego — stwierdza Grzegorz Szajerka.

Różne ścieżki

Zwraca uwagę, że według dyrektywy każdy podmiot — i prywatny, i instytucja publiczna — zatrudniający co najmniej 50 osób będzie musiał stworzyć procedurę zgłaszania nieprawidłowości i nadużyć w miejscu pracy. Sygnalistami mogą być w szczególności pracownicy (także byli), ale też osoby samozatrudnione, wspólnicy i udziałowcy spółek oraz przedstawiciele zarządów lub osoby na stanowiskach zarządczych w firmach, jak też pracujące pod kierownictwem wykonawców, podwykonawców i dostawców.

Sygnaliści będą podlegać ochronie, gdy będą istniały uzasadnione powody, aby uważać, że przekazane przez nich informacje są prawdziwe i zgłoszone zgodnie z procedurami przewidzianymi w dyrektywie — wyjaśnia Grzegorz Szajerka.

Zdaniem Jeremiasza Kuśmierza, aby upewnić się o skuteczności procedur, przedsiębiorcy powinni zawczasu przystępować do projektowania i wdrożenia właściwych kanałów zgłaszania nieprawidłowości.

Dobrze skonstruowane metody i tryb działania zapewnią poufność przetwarzanych danych, sprawne wewnętrzne raportowanie i terminowe przekazanie informacji zwrotnej zgłaszającemu. Procedury zgłaszania nieprawidłowości dla pełnej skuteczności muszą działać w ramach komplementarnego systemu zarządzania zgodnością w firmie, czyli tzw. compliance — mówi adwokat.

Unijne prawo przewiduje konieczność opracowania i zbudowania procedur sygnalizowania nieprawidłowości w trzech obszarach: wewnętrznym — czyli w przedsiębiorstwie (instytucji), zewnętrznym — czyli jako ścieżkę zgłaszania nieprawidłowości bezpośrednio organom państwa oraz publicznym, polegającym na publicznym ujawnianiu informacji o naruszeniach. Grzegorz Szajerka podkreśla, że kanały wspomnianych zgłoszeń zewnętrznych muszą nie tylko zapewniać ich dokonywanie na piśmie, ustnie czy za pośrednictwem linii telefonicznych lub innych systemów komunikacji głosowej. Na wniosek sygnalisty należy mu umożliwić przekazanie informacji podczas bezpośredniego spotkania, zorganizowanego w rozsądnym terminie — jak to ujęto w dyrektywie.

Procedury według dyrektywy

Jak informuje Grzegorz Szajerka, unijna dyrektywa zawiera nieco odmienne wskazówki dla tworzenia procedur sygnalizowania nieprawidłowości wewnątrz firm i do organów zewnętrznych.

Wewnętrzne systemy powinny przewidywać:

  • zbudowanie kanałów przyjmowania zgłoszeń,
  • ewidencjonowanie potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wysłane osobie, która je przekazała, w terminie nieprzekraczającym siedmiu dni od jego otrzymania,
  • wyznaczenie bezstronnej osoby lub bezstronnego wydziału właściwych do podejmowania działań następczych w związku ze zgłoszeniami,
  • podejmowanie działań następczych przez wyznaczoną osobę lub wyznaczony wydział z zachowaniem należytej staranności, podejmowanie działań następczych z zachowaniem należytej staranności, gdy prawo krajowe przewiduje takie działania w odniesieniu do zgłoszeń anonimowych,
  • określenie rozsądnego terminu na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnych o krokach podjętych w związku z jego zgłoszeniem,
  • zdefiniowanie jasnych i łatwo dostępnych informacji na temat warunków i procedur stosowanych na wypadek zgłaszania naruszeń na zewnątrz — do właściwych organów.

 Zgłoszenia kierowane do organów zewnętrznych będą wymagały od nich:

  • ustanowienia niezależnych i autonomicznych kanałów na przyjmowanie informacji od sygnalistów,
  • określenia zasad niezwłocznego potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia podejmowania działań następczych z zachowaniem należytej staranności,
  • przekazania sygnaliście informacji o działaniach podjętych w związku z jego zgłoszeniem,
  • przekazania — w razie potrzeby i w stosownych terminie — właściwym instytucjom, organom lub jednostkom organizacyjnym Unii Europejskiej informacji zawartych w zgłoszeniu w celu przeprowadzenia dalszego dochodzenia, o ile jest to przewidziane w prawie krajowym lub unijnym.

https://www.pb.pl/sygnalisci-lepiej-chronieni-przed-odwetem-966142

Grzegorz Szajerka | dyr.IOD Grupa Prawna Togatus