eGopodarka.pl | dyr. Szajerka o prawie pracownika – ochrona danych osobowych

Prawo byłego pracownika do bycia zapomnianym

Pracodawca, choć formalnie dla osoby zatrudnianej jest to przyszły pracodawca, ma zarówno prawo, jak i obowiązek prawny na podstawie znowelizowanego ustawą z dnia 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych ( Dz.U. 2019 poz. 730) art 221 § 1 Kodeksu pracy ( Dz.U. z2018r. poz.917, z późn. zm.) żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie danych osobowych w następującym zakresie:

imię (imiona) i nazwisko,
data urodzenia (pracownika),
dane kontaktowe wskazane przez taką osobę,
wykształcenie,
kwalifikacje zawodowe,
przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Pracodawca może żądać od kandydatów do pracy podania innych danych osobowych niż wymienione w art. 221 § 1 k.p. tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisów prawa. Dane osobowe w dokumentach, o których mowa powyżej, są przechowywane w aktach osobowych pracowników. Rolą pracodawcy jest przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. W zależności od rodzaju dokumentacji wytworzonej w związku z zatrudnianiem pracownika, obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie jej przechowywania przez okres do 10 lat od zakończenia pracy przez pracownika, co zastąpiło 50 letni okres przechowywania dokumentacji. Skrócenie okresu przechowywania jest możliwe dzięki temu, że pracodawca będzie przekazywał do ZUS-u wszelkie informacje potrzebne do ustalenia i przyznania świadczenia z ubezpieczenia społecznego, m.in. świadczenia emerytalnego i rentowego. W kontekście ustania zatrudnienia powstaje problem, gdy pracownik z różnych względów nie jest zainteresowany tym, aby pracodawca (były) był nadal w posiadaniu dokumentacji wytworzonej podczas zatrudnienia, która zawiera przekazane na różnym etapie współpracy dane osobowe. Pojawia się pytanie, czy pracownik może skutecznie skorzystać w takim przypadku z przewidzianego w przepisach rozporządzenia RODO prawa do usunięcia danych, zwanego prawem do bycia zapomnianym.

Odnosząc się do tej wątpliwości, należy w pierwszej kolejności odwołać się do przepisu art 17 rozporządzenia RODO, który reguluje prawo do usunięcia danych, w tym niezbędne warunki, jakie powinny być w tym względzie zachowane. Pracownik może skutecznie domagać się usunięcia danych osobowych w przypadku, gdy zachodzi jedna z następujących okoliczności:

dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane; osoba, której dane dotyczą, cofnęła zgodę, na której opiera się przetwarzanie danych na podstawie art. 6 ust. 1 lit a lub art. 9 ust. 2 lit. a i nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania;
osoba, której dane dotyczą, cofnęła zgodę, na której opiera się przetwarzanie danych na podstawie art. 6 ust. 1 lit a lub art. 9 ust. 2 lit. a i nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania;
osoba, której dane dotyczą, wnosi sprzeciw na mocy art. 21 ust. 1 wobec przetwarzania i nie występują nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania lub osoba, której dane dotyczą, wnosi sprzeciw na mocy art. 21 ust. 2 RODO wobec przetwarzania;
dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem;
dane osobowe muszą zostać usunięte w celu wywiązania się z obowiązku prawnego przewidzianego w prawie UE lub prawie państwa członkowskiego, któremu podlega administrator;
dane osobowe zostały zebrane w związku z oferowaniem usług społeczeństwa informacyjnego.

Aby prawo do bycia zapomnianym było mogło być zrealizowane skutecznie wydaje się, że przedmiotem rozważań może być przesłanka pierwsza – zbędność danych osobowych w kontekście celów, do jakich zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane. Były pracownik, chcąc skorzystać z prawa do usunięcia danych może bowiem uznać, że dane osobowe przekazywane na etapie zatrudniania i posiadania statusu pracownika były przekazywane w konkretnym celu – na potrzeby zatrudnienia. Skoro zatem cel przekazania danych, jakim jest wykonywanie pracy na podstawie stosunku pracy stał się nieaktualny w związku z ustaniem zatrudnienia – na przykład w związku z wypowiedzeniem umowy lub jej rozwiązaniem wraz z upływem, na jaki była zawarta, to skorzystanie z prawa do bycia zapomnianym w pierwszym odruchu wydaje się możliwe. Jednak przepisy dotyczące archiwizacji dokumentacji wytworzonej w procesie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy nie przewidują możliwości przechowywania tej dokumentacji w taki sposób, aby jednocześnie były pracownik miał zachowane prawo do usunięcia danych. Trudno bowiem jednocześnie zachować wymóg przechowywania dokumentacji w sposób kompletny, w warunkach gwarantujących jej bezpieczeństwo i jednocześnie zrealizować prawo byłego pracownika do bycia zapomnianym. Gdyby pracodawca spełnił żądanie byłego pracownika i usunął jego dane osobowe z przechowywanej dokumentacji, wówczas naraziłby się na zarzut niedopełnienia obowiązków związanych z prawidłowym i kompletnym przechowywaniem dokumentów wytworzonych w procesie zatrudniania, jak i samego zatrudnienia.

Grzegorz Szajerka | Dyr. ds. Ochrony Danych Osobowych Grupa Prawna Togatus